Assistant / Assistante de direction

Nous recherchons Assistant(e) de direction pour venir étoffer notre équipe dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée.

Sous la responsabilité du directeur, vous assurez les missions suivantes :

Gestion administrative
o Organiser et suivre les différentes instances de l'Association : Assemblées générales, Comités de pilotage, les réunions d'équipes.
o Gestion de la boîte mail direction
o Suivre les conventions partenariales
o Gestion du courrier
o Assurer le classement et l'archivage
o Gestion de l'agenda, des déplacements et des notes de frais
o Participer aux réponses à appels d'offres
o Commandes des fournitures admin (siège et sites extérieurs)
o Organiser le suivi des activités : (agenda, prise de rendez-vous, organisation, et préparation de réunions, déplacements...)
o Rédaction de tous documents ou supports de communication nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, notes de service...)
o Gestion des plateformes (saisie des sessions de formation.)

Ressources Humaines
o Gestion des contrats de travail et déclaration d'embauche
o Dépôts d'offres d'emploi
o Contrôle et régularisation des temps & congés/RTT (acquisitions, prises, solde)
o Gestion des besoins des salariés : nouveau matériel, matériel défectueux, fournitures.
o Organisation des entretiens individuels
o Planification des entretiens opérationnels (rendez-vous et contact avec les candidats.)
o Réponse aux questions RH des collaborateurs
o Suivi des visites médicales / Médecine du travail / Relations avec les organismes Mutuelle/Prévoyance
o Organisation des moments de convivialité